人力資源

新人入職：到職名單多一列，人資 agent 同時找 IT、部門與行政開工，歡迎信等你按一下

四位 agent 分工：人資統籌入職，IT 開帳號與信箱，部門助理準備第一週要讀的資料，行政登記座位與設備。到職名單新增一筆，人資 agent 就把三件事同時交辦出去，等三份回報都到了再寫歡迎信。人只在開帳號與寄信兩步出手，新人的身分證字號與薪資從頭到尾留在人資手上。

這是誰、遇到什麼

一家兩百人的科技公司，每個月都有新人報到。人資要在到職前把四件事湊齊：請資訊部開帳號、請部門準備要讀的資料、請總務安排座位與設備、寄一封歡迎信告訴新人這一切。四件事分別在三個部門，人資用訊息一個一個催，報到前一天常常還缺一兩項。

每一件事都不難，難的是同時追三邊。而且新人的個資只該人資看，不該在群組裡傳來傳去。

agent 是你在 Dot Agents 裡建立的 AI 同事。這個團隊建了四位，放在群組「入職小組」裡。

新人入職團隊實際介面

人資入職統籌與歡迎信

IT帳號與信箱

部門助理第一週閱讀清單

行政座位與設備

四位 agent：人資統籌，IT 管帳號，部門助理管閱讀清單，行政管座位與設備。

人資入職統籌與歡迎信到職名單一有新列就開工：同時找三位同事，等回報齊了寫歡迎信。給它：資料庫「到職名單」、Email（寄信設需核准）。只有它看得到身分證字號與薪資。

IT帳號與信箱開公司帳號與信箱。給它：資料庫「帳號申請」（新增一列設需核准），或接公司的帳號系統。

部門助理第一週閱讀清單準備第一週閱讀清單。給它：資料庫「部門文件」，只讀標了「新人必讀」的。

行政座位與設備登記座位與設備。給它：資料庫「座位表」，把空位改成已分配。

人資在「到職名單」新增一列，自動化叫醒人資 agent。它在群組「入職小組」一輪裡同時找三位，IT 的核准卡停在審核頁，三份回報陸續回來。

人資每收到一份回報就把進度寫在自己的對話裡，你打開就知道三件事各到哪一步。

群組頁 · 這一輪實際介面

群組「入職小組」裡實際的三輪：人資一次找三位，IT 那一輪停在核准卡、核准後補上帳號，部門助理與行政各自回報。

對話 · 和同事討論實際介面

人資對話裡的協作卡：三位同事各一列，誰回覆了、誰還在做、誰在等核准，一眼看完。

主控台 · 審核(歡迎信與開帳號)實際介面

歡迎信停在審核頁，內文已經把座位、帳號、閱讀清單都填好，你只要按一下；底下的歷史表是 IT 開帳號那一張，主管已核准。

步驟	對接系統	需要的接口	權限等級
1到職一筆就開工	資料庫「到職名單」	自動化規則：新增一列就叫醒人資 agent	規則
2開帳號與信箱	帳號系統	連接器或資料庫「帳號申請」；新增一列設需核准，主管按了才寫入	人核准
3第一週閱讀清單	資料庫「部門文件」	部門助理只讀標了「新人必讀」的	唯讀
4座位與設備	資料庫「座位表」	行政把空位改成已分配、填上姓名	寫入草稿
5歡迎信	Email	寄到新人個人信箱前停在審核頁；外部地址要先在允許名單	人核准
6個資	資料庫「到職名單」	只分享給人資 agent；它交辦時只給姓名、部門、到職日	規則

讀自動、寫草稿、對外寄信由人按；個資不離開人資。

新人的個人信箱是外部地址，第一次跑的時候還沒加進「允許的外部收件人」。人資 agent 把歡迎信寫好、停在審核頁，寄出時被擋下，它不會改寄別人，而是在對話裡說明要管理員加入允許名單。加完之後，下一位新人就直接寄。

另一種狀況：主管一整天沒按 IT 的核准。人資 agent 不會卡住，它每收到一份回報就把進度寫在對話裡，你打開就看得到少了哪一項。要讓它在這種時候先寄一版沒有帳號的歡迎信，在它的靈魂文件裡寫一句就行。

這個場景跨了 5 個系統：「到職名單」「帳號申請」「部門文件」「座位表」四張資料庫與 Email。

帳號系統接上去之後

先用「帳號申請」資料庫，資訊部照表開通。等接上公司的帳號系統，請 IT 開一個建帳號的接口，IT agent 改走那邊，核准那一步不變。