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外貿

外貿詢價到報價：詢價信進來一分鐘，詢價 agent 抽出條件、報價 agent 算好價、文案 agent 照德國客戶的習慣寫好回信等你按

三位 agent 分工：詢價把客戶的信抽成型號、數量、目的地、交期、貿易條件、認證等欄位並列出缺漏；報價查價目、折扣、上次成交價與運保費算出 CIF 單價與總價；外銷文案依客戶國家的商務習慣寫英文回信。一封德國客戶的詢價信進資料庫，61 秒後回信停在審核頁，詢價信那一列標成已回覆、附報價摘要。資料不齊時，寄的是確認缺漏的信，不是猜的報價。

61 秒
從詢價信進來到回信等核准
2 位
同事接力：報價、外銷文案
97.8%
新報價對上次成交價，守住 95% 下限

這是誰、遇到什麼

一家外銷電磁閥與壓力感測器的工廠。每天有十幾封英文詢價信，業務助理要先看懂對方要什麼型號、幾件、送哪裡、什麼貿易條件，少一項就要回信問；接著翻價目表、查上次給這家的價格、算海運保險，最後用對方國家看得慣的方式寫回信。德國客戶要數據與條款，日本客戶要先致意，美國客戶要下一步。一封信來回半天，客人同時也在問別家。

規則其實都寫得出來：價目與折扣有表，上次成交價在紀錄裡，運保費有公式，各國的信怎麼寫也有範本。缺的是一個人在信進來的那一分鐘把這些串起來。

讓三位 agent 分工

agent 是你在 Dot Agents 裡建立的 AI 同事。這家工廠建了三位，放在群組「外貿業務組」裡。

外貿詢價報價團隊實際介面
詢價詢價信整理、推動報價
報價價目、折扣與運保費
外銷文案照對方國家的習慣寫英文信
三位 agent：詢價整理信件與推動報價，報價算價，外銷文案寫信。
詢價詢價信整理、推動報價由「詢價信」資料庫新增一列的規則叫醒。把信抽成型號、數量、目的地、交期、貿易條件、幣別、包裝、認證八個欄位，缺的列成缺漏；齊全就同時找報價與外銷文案，兩邊回來後把價格放進信裡寄出，再把那一列改成「已回覆」。給它：資料庫「詢價信」、寄信工具；「寄 email」設成需核准。
報價價目、折扣與運保費只對內。查「產品與價目」的單價、數量折扣、交期，查「客戶訂單紀錄」上次成交價，新報價不低於上次的 95%；CIF 另加運保費。回單價、總價、交期、有效期與跟上次的比較。給它：這兩個資料庫。
外銷文案照對方國家的習慣寫英文信只對內。照國家調整：德國重數據、時程與條款，日本先致意再講流程，美國重方案與下一步。信 150 字內，價格還沒給就留佔位。給它：知識庫「各國商務信件範本」。

一件事怎麼在他們之間接力

沒有人開口。詢價信進資料庫，規則叫醒詢價，詢價在群組「外貿業務組」找報價與外銷文案，回信在審核頁等業務核准。

  1. 12:06
    資料庫「詢價信」新增列規則
    資料庫「詢價信」系統新增列規則詢價Hoffmann Automation（德國）來信：500 件 SV-200、CIF Hamburg、11 月底前、USD、T/T 30 天、隨貨要 CE 與 RoHS 文件、20 件一箱。規則把這一列交給詢價。
  2. 抽欄位
    詢價抽欄位型號、數量、目的地、交期、貿易條件、幣別、包裝、認證八項都有，缺漏：無。
  3. 12:07
    群組「外貿業務組」交辦
    群組「外貿業務組」詢價交辦報價@報價：SV-200 500 件、CIF Hamburg、11 月底前、USD、T/T 30 天。請給單價與總價，只用你核定的價格。
  4. 回報
    報價回報詢價500 件適用 9 折，FOB 37.80；運保費 900，CIF 單價 39.60、總價 19,800。上次成交 40.50，這次是 97.8%，高於 95% 下限。有效期 30 天；11 月底交期要等產能與船期確認，信裡勿承諾。
  5. 交辦
    詢價交辦外銷文案@外銷文案：德國客戶，Markus Keller，需求如上，價格欄留著待補。
  6. 回報
    外銷文案回報詢價英文信：開頭直接列條件，八個項目一行一個，CE 與 RoHS 隨貨，交期寫「以訂單確認時的產能與船期為準」，價格留 [PRICE]。
  7. 審核頁等核准
    審核頁詢價等核准業務價格填進信：USD 39.60/pc、總價 19,800。寄信要核准，停下來。距離信進來 61 秒。
  8. 核准
    業務核准詢價看一眼，按核准，信寄出。
  9. 12:08
    資料庫「詢價信」記錄
    資料庫「詢價信」詢價記錄那一列改成「已回覆」，缺漏「無」，報價摘要一句：型號、數量、CIF 單價與總價、付款、有效期、交期保留。

業務看到的是一封寫好價格、寫對語氣的信，看一眼按一下。報價不會低於上次成交價的 95%，交期不會被信裡隨口承諾。

主控台 · 審核(報價回信)實際介面
停在審核頁的回信。八個條件一行一個，價格是報價算的，交期保留，業務按核准才寄。

系統、接口、把關

步驟對接系統需要的接口權限等級
1詢價信進來公司信箱有連接器的把信同步進「詢價信」資料庫；沒有的由助理把信貼進表規則
2抽欄位與缺漏資料庫「詢價信」詢價讀信，寫缺漏欄寫入草稿
3算價資料庫「產品與價目」「客戶訂單紀錄」或 ERP報價查單價、折扣、上次成交價；有 ERP 的用連接器開查詢接口唯讀
4寫回信知識庫「各國商務信件範本」外銷文案照國家的範本寫唯讀
5寄回信Email「寄 email」設需核准，業務看過才寄；客戶網域要在允許清單人核准
6回寫詢價信資料庫「詢價信」詢價把狀態與報價摘要寫回那一列寫入草稿

讀自動、寫草稿、決定留給人：價格由規則算，信由人按。

出狀況時

客戶只寫了「We need 500 units delivered to Hamburg by the end of September」。詢價抽完欄位，缺漏列出四項：型號、海運或空運、FOB／CIF／DDP、要不要 CE 文件。它不找報價，只找外銷文案寫一封確認缺漏的信，四個問題一行一個，照德國客戶的習慣直接問。信送審，那一列標成「待客戶補件」。沒有人用猜的型號報價。

用到哪些功能

這個場景跨了 5 個系統：公司信箱、「詢價信」資料庫、「產品與價目」與「客戶訂單紀錄」資料庫、知識庫、Email。

資料庫自動化「詢價信」新增一列就叫醒詢價，信進來的那一分鐘開始。群組協作詢價找報價與外銷文案，兩邊的回報分開回來；誰算了什麼、誰寫了什麼都在時間線上。審核回信停下來等業務；核准卡就是整封信。資料庫詢價信、產品與價目、客戶訂單紀錄都是工作區裡的表。知識庫各國商務信件的範本與用語放在知識庫，外銷文案照它寫。通道：Email回信由公司信箱寄出，客戶網域先加進允許清單。

怎麼設定

  1. 主控台 → Agent → 新增建詢價、報價、外銷文案三位。詢價的靈魂文件寫清楚八個欄位、缺漏的處理、同事回報會分兩次回來不要重問；報價的寫價目、折扣、運保費公式與 95% 下限；外銷文案的寫各國的寫法。
  2. 工作區 → 新增 → 資料庫建「詢價信」（含「狀態」「缺漏」「報價摘要」）、「產品與價目」「客戶訂單紀錄」，分享給對應的 agent。
  3. 「詢價信」→ 自動化新增規則：觸發「新增一列」，動作「請詢價處理」。
  4. 詢價 → 工具分頁把「寄 email」設成需核准。
  5. 設定 → Agent 寄信與審查把客戶的網域加進允許的外部收件人。
  6. 群組 → 新群組建「外貿業務組」，三位都加進去。
  7. 貼一封詢價信進表試一次到群組頁看三位怎麼接力，到審核頁看那封信。
兩位同事的回報分兩次回來

報價先回，外銷文案後回。詢價收到第一份就先記下、等第二份，不會再問同一位第二次；兩份都到了才把價格放進信裡。