外貿
外貿跟單與單證：跟單 agent 每天巡訂單、逐張問生產趕不趕得上；出貨文件一到，單證 agent 先把 120 箱對 118 箱的差抓出來
三位 agent 分工：跟單每天早上巡所有進行中的訂單，出貨日近、進度落後的逐張問生產能不能趕上，把影響評估與建議寫回訂單的「風險」欄；單證在出貨文件到的那一刻交叉比對 Packing List、Invoice、提單指示與信用狀，抓出數量不一致，寫一頁檢核表、把文件標成「待修正」。三張訂單巡完一分四十秒，一套文件比完四十一秒。改訂單與通知客戶都停下來等人。
- 3 張
- 訂單逐張巡完，1 分 40 秒
- 41 秒
- 出貨文件比對完成
- 2,360 對 2,400
- 抓到的數量差
這是誰、遇到什麼
一家外銷電磁閥與壓力感測器的工廠。跟單人員每天早上要開 ERP 看訂單進度、開船公司網站看船期、翻郵件看客戶有沒有催，三十張訂單看完已經十點，發現某張快延遲時，再去問生產線能不能趕工，通知客戶往往是延遲發生之後的事。
出貨文件更是錯不得。Packing List、Commercial Invoice、提單指示、信用狀條款四份文件來自三個部門，數量、箱數、HS Code、毛淨重有一欄對不上，報關或押匯就卡住，一卡就是一週。承辦人用眼睛對，忙起來就漏。
讓三位 agent 分工
agent 是你在 Dot Agents 裡建立的 AI 同事。這家工廠建了三位，放在群組「外貿營運組」裡。
一件事怎麼在他們之間接力
沒有人開口。排程到點叫醒跟單，跟單在群組「外貿營運組」逐張問生產；同一個早上出貨文件進了資料庫，規則叫醒單證。
- 11:55排程「每日訂單巡檢」到點排程「每日訂單巡檢」排程到點跟單「請巡檢今天所有進行中的訂單。」
- 資料庫「訂單進度」查資料資料庫「訂單進度」跟單查資料三張進行中：SO-2609 出貨 10/16 進度 70%、SO-2615 已完工但船期晚出貨日一天、SO-2612 出貨 10/28 進度 55%。
- 11:56群組「外貿營運組」問群組「外貿營運組」跟單問生產@生產：SO-2609 數量 500、出貨 10/16、進度 70%，趕得上嗎？不行的話延遲幾天、建議怎麼做？
- 回報生產回報跟單剩 150 件、日產 40、10/14 設備保養：不加班 10/16 壓線完工；加班提到日產 60 可 10/15 完工，建議預排加班留一天緩衝。
- 審核頁等核准審核頁跟單等核准主管要把影響評估寫進 SO-2609 的「風險」欄。修改資料列要核准，停下來。
- 資料庫「出貨文件」新增列規則資料庫「出貨文件」系統新增列規則單證SO-2601 的 Packing List、Invoice、提單指示與信用狀條款進了資料庫，規則把這一列交給單證。
- 群組「外貿營運組」問群組「外貿營運組」跟單問生產@生產：SO-2615 已完工，船期 10/15 晚於出貨日 10/14，有影響嗎？生產：若出貨日指交倉就正常銜接，請船務確認截關與改航次。
- 問跟單問生產@生產：SO-2612 出貨 10/28 進度 55%？生產：10/16 完工，十二天緩衝，不需加班。
- 11:57資料庫「出貨文件」比對資料庫「出貨文件」單證比對數量：PL 2,400 件 120 箱，CI 2,360 件 118 箱，提單指示與信用狀都是 2,400 件 120 箱。CI 少 40 件、少 2 箱；總額若照 2,400 件應為 USD 90,720。
- 工作區「出貨文件檢核：SO-2601」寫頁工作區「出貨文件檢核：SO-2601」單證寫頁一張表：欄位、PL、CI、提單指示、信用狀、判定。十一個欄位，兩處不一致、五處待補。
- 資料庫「出貨文件」標記資料庫「出貨文件」單證標記那一列的檢核結果填一句結論，狀態改「待修正」。距離文件進來 41 秒。
- 審核頁核准審核頁主管核准跟單兩張「風險」欄的更新各按一次。
- 執行紀錄回報執行紀錄跟單回報主管「三張訂單，兩筆要注意：SO-2609 建議預排加班、SO-2615 請船務確認截關；本輪沒有要寄的客戶通知。」距離排程到點 1 分 40 秒。
主管早上看到的是：兩筆風險等著按、一張文件等著改。沒有延遲就沒有客戶信，不會為了「有做事」而打擾客戶。
系統、接口、把關
| 步驟 | 對接系統 | 需要的接口 | 權限等級 |
|---|---|---|---|
| 1每天叫醒跟單 | 排程 | 「每日訂單巡檢」每個工作天 08:00，有自己的執行紀錄 | 規則 |
| 2讀訂單進度與船期 | ERP、船公司查詢，或資料庫「訂單進度」 | 有 ERP 的用連接器開查詢接口；船期由船務每天更新 | 唯讀 |
| 3問趕不趕得上 | 資料庫「生產排程」 | 生產查日產能、剩餘數量、加班，只算不改 | 唯讀 |
| 4寫回風險欄 | 資料庫「訂單進度」 | 跟單填影響評估與建議；「修改資料列」設需核准 | 人核准 |
| 5通知客戶延遲 | 只有確定延遲才寫；「寄 email」設需核准，業務看過才寄 | 人核准 | |
| 6出貨文件到了叫醒單證 | 資料庫「出貨文件」的自動化規則 | 條件「新增一列」；文件內容由報關行或連接器寫進表 | 規則 |
| 7交叉比對與檢核表 | 工作區 | 單證寫一頁，承辦人照表修正 | 寫入草稿 |
讀得多，寫得少：風險是建議、檢核是表，放行與通知客戶都是人按的。
出狀況時
生產回「SO-2609 加班也只能 10/18 完工」，比出貨日晚兩天，船期 10/18 趕不上。跟單不會只把風險寫進表就結束。它把延遲天數、下一班船期、分批出貨的選項整理成一封給客戶的英文通知信：先講新交期與原因，再給兩個補救方案，語氣直接。信停在審核頁，業務看過、改一兩句、按核准才寄。
用到哪些功能
這個場景跨了 5 個系統：ERP 或「訂單進度」資料庫、船期、「生產排程」資料庫、「出貨文件」資料庫、工作區。
怎麼設定
- 主控台 → Agent → 新增建跟單、生產、單證三位，各寫一份靈魂文件。跟單的要寫清楚判斷規則：出貨日七天內且進度不到九成、或船期早於出貨日才算異常；確定延遲才寫客戶信。單證的要列出要比對的欄位。
- 工作區 → 新增 → 資料庫建「訂單進度」「生產排程」「出貨文件」三張表，分別分享給對應的 agent。
- 跟單 → 工具分頁把「修改資料列」與「寄 email」設成需核准。
- 跟單 → 排程分頁新增「每日訂單巡檢」，每個工作天 08:00。
- 「出貨文件」→ 自動化新增規則：觸發「新增一列」，動作「請單證處理」。
- 群組 → 新群組建「外貿營運組」，三位都加進去，各寫一句負責什麼。
- 按「立即執行」試一次再在「出貨文件」貼一套文件，到群組頁看跟單怎麼問生產，到工作區看檢核表。
跟單每張異常訂單各問生產一次，不會把三張併成一題。群組時間線上就是三問三答，之後回頭查某張訂單當天怎麼判斷，一眼找得到。