會計與記帳

會計事務所：月結日主辦 agent 自己去問各部門，對帳單與摘要信兩分鐘到位

三位 agent 分工：主辦負責月結，收件管客戶憑證，催件管服務費帳款。每月一號排程到點，主辦自己去找收件要缺件清單、找催件要未付清單，寫好每家客戶的對帳單，寄給所長的摘要信停在審核頁等人按。沒有人在場也能跑完。

這是誰、遇到什麼

一家十幾位員工的會計事務所，服務四十多家小公司。每月一號要知道兩件事：哪家客戶的憑證還沒交齊、哪家的服務費還沒付。這兩件事分別在收件助理和會計手上，主辦要一個一個問，再自己湊成一份對帳單給所長。

每個月都一樣的流程，卻每個月都要人追一遍。資料其實都在表裡，只是分散在不同人手上。

agent 是你在 Dot Agents 裡建立的 AI 同事。這個團隊建了三位，放在群組「月結組」裡。

會計事務所月結團隊實際介面

主辦月結統籌與對帳單

收件客戶憑證收件

催件服務費帳款

三位 agent：主辦統籌月結，收件管憑證，催件管帳款。

主辦月結統籌與對帳單月結的負責人。排程到點就開工：找同事要清單、寫對帳單、寄摘要信。給它：工作區文件、Email（寄信設需核准）、排程。

收件客戶憑證收件管客戶憑證。同事問哪個月份，它查「憑證收件」回答每家應收幾張、已收幾張、缺什麼。給它：資料庫「憑證收件」。

催件服務費帳款管服務費帳款。同事問哪個月份，它查「服務費帳款」回答哪家未付、多少、逾期幾天。給它：資料庫「服務費帳款」。

沒有人在場。排程把主辦叫醒，主辦在群組「月結組」問收件與催件，對帳單寫進工作區，摘要信停在審核頁等所長。

同事如果一時答不出來，會先回一句「收到，正在處理」，主辦這一輪就先結束；等結果回報進來，主辦再接著寫對帳單。不會有人乾等。

主控台 · 排程的執行紀錄(月結)實際介面

主控台的執行紀錄：每個月一號一筆，點進去看主辦找了誰、寫了什麼。

主控台 · 審核(月結摘要信)實際介面

摘要信停在這裡。按核准才寄出，內文、收件人都看得到。

步驟	對接系統	需要的接口	權限等級
1月結日自己開工	排程	每月一號 09:00；受眾「對內」	規則
2憑證缺件	資料庫「憑證收件」	收件查該月份每家應收、已收、缺什麼	唯讀
3未付服務費	記帳系統	連接器：查帳款狀態與金額的接口；或先用資料庫「服務費帳款」	唯讀
4對帳單	工作區文件	主辦寫一頁，每家客戶一段，所長打開就能看	寫入草稿
5摘要信	Email	寄給所長前停在審核頁；所長的信箱要先加進允許的外部收件人	人核准

讀自動、寫草稿、寄出由人按。

所長的信箱是事務所自己的網域，第一次跑的時候還沒加進「允許的外部收件人」。主辦不會硬寄，也不會悄悄改寄別人。它停下來開一張問題卡給管理員：加入允許名單後再寄，或改寄給某位團隊成員。管理員加完名單，下個月就直接寄。

這個場景跨了 4 個系統：「憑證收件」與「服務費帳款」資料庫、工作區文件、Email。

主控台 → Agent → 新增建三位 agent。主辦的靈魂文件寫清楚月結要做的四件事：問收件、問催件、寫對帳單、寄摘要信；同事說「收到」就先結束，等回報再接著做。
工作區 → 新增 → 資料庫建「憑證收件」「服務費帳款」，分別分享給收件與催件。
主辦 → 工具分頁把「寄 email」設成需核准。
群組 → 新群組建「月結組」，三位都加進去，各寫一句負責什麼。
主辦 → 排程分頁新增「每月 1 日 09:00」，受眾選「對內」，指令寫「完成上個月的月結」。
團隊設定 → 允許的外部收件人加入所長的信箱或事務所網域。
排程旁的「立即執行」先跑一次，到群組頁看主辦怎麼問，到審核頁按一次核准。

先用資料庫，再接記帳系統

憑證收件與服務費帳款先用工作區的資料庫，助理照常登記，流程就能跑。等要接事務所的記帳系統，請 IT 開一個查詢帳款的接口，催件改查那邊，其他都不用動。