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製造業

製造業報價與採購：客戶來信變成報價草稿、採購交期提前三天知道

兩位 agent 分工：一位讀客戶的詢價信，去 ERP 找上次的單，再找採購問最新進價與交期，算出一份草稿報價單等業務確認；一位每天掃描快到期的採購單，寫信問供應商、讀回信、算出延遲會卡到哪張工單。報價不再自己猜成本，問採購就好。

2 位
agent
跨 5 個
系統
報價到草稿為止
第一個試點

這是誰、遇到什麼

一家做金屬零件加工的工廠。客戶來信只有一句：「同上次的 M8 不鏽鋼六角螺栓，這次要 20，000 支，10/30 前可以交嗎？麻煩報價。」人看得懂，系統看不懂。

一張報價單要開好幾個系統。業務得先想起「上次」是哪一張單，到 ERP 翻歷史報價與成交價，再查最新材料成本、庫存與產能，套上毛利下限與量折，算完才能回。報價常常拖到隔天。

採購追交期是最重複的工作。採購單快到期了，沒人確認供應商到底會不會準時到；延誤通常是工單開不了工時才被發現。

讓兩位 agent 分工

agent 就是你在 Dot Agents 裡建立的 AI 同事：各有自己的名字、個性與職責。這家工廠建了兩位，一位叫「報價」，一位叫「採購」。

製造業報價團隊實際介面
報價詢價整理與報價草稿
採購供應商比價與交期追蹤
兩位 agent：報價在 Slack 服務業務同事，採購每天追供應商的交期。
報價詢價整理與報價草稿讀詢價信，找出「上次」是哪張單，查成本與產能，套公司的報價規則，在 ERP 建一張草稿報價單並附上價格比較說明。只出草稿，不自己寄給客戶。給它：連接器（ERP、WMS、MES）、技能「報價規則」、Slack 通道（對內）。
採購供應商比價與交期追蹤每天早上掃描快到期的採購單，用範本信向供應商確認交期，讀回信更新預計到貨日，算出延遲會影響哪張工單。給它：連接器（ERP 採購、MRP、信箱）、寄 email（需核准）、排程。

一天是這樣過的

報價那一段：業務在 Slack 交辦，報價在群組「業務支援」問採購進價，草稿報價單回到 Slack，回信停在審核頁。採購自己的兩段例行工作也在同一天裡。

  1. 07:30
    排程被叫醒
    排程採購被叫醒掃描 ERP 裡 7 天內到期、還沒確認的採購單，用範本信替每一張寫確認信；主管在審核頁看過收件人後按核准。
  2. 08:30
    Slack交辦
    Slack業務小陳交辦報價貼上客戶的詢價信：M8 螺栓 20,000 支，10/30 前要交。報價讀出客戶、料號、數量與交期。
  3. ERP查資料
    ERP報價查資料到客戶主檔比對出「上次」是今年 3 月那張訂單，拉出當時的單價與成交價。
  4. 08:35
    群組「業務支援」問
    群組「業務支援」報價問採購@採購：不鏽鋼棒材現在的進價與交期？
  5. 回報
    採購回報報價查 ERP 採購紀錄，幾秒內回：最近一筆比三個月前漲 13%，交期 10 天。
  6. 08:40
    WMS、MES查資料
    WMS、MES報價查資料庫存與產能負荷：20,000 支在 10/30 前做得出來。套上技能裡的毛利下限、數量折扣與匯率算出單價。
  7. 08:50
    Slack回報
    Slack報價回報業務小陳ERP 裡一張草稿報價單，附說明：「單價比上次高 4%，因為不鏽鋼進價漲了 13%；20,000 支適用第二級量折。」
  8. 09:10
    交辦
    業務小陳交辦報價把單價再壓 1%，請它寫回信。
  9. 審核頁等核准
    審核頁報價等核准業務小陳回信變成一張核准卡，小陳按了才寄給客戶。前面六步它做，小陳只做判斷與決定。
  10. 15:00
    對話頁通知
    對話頁採購通知生管供應商回信說 A-102 延 5 天。採購更新預計到貨日，查 MRP 發現這批料是 11/15 那張工單要用的，提前 3 天通知生管。

系統、接口、把關

同一個流程，貴公司的系統端要準備什麼、人在哪一步把關。系統都是透過連接器接上，接口由貴公司的 IT 開。

步驟對接系統需要的接口權限等級
1讀信件與附件信箱（Microsoft 365 / Gmail）讀取信件的連接器；或業務把信貼進 Slack唯讀
2查客戶與歷史報價ERP 銷售模組查詢接口：客戶主檔、報價與訂單歷史唯讀
3查最新進價與交期ERP 採購紀錄報價問採購 agent，採購查最近一筆進價與供應商交期唯讀
4查庫存、產能WMS・MES查詢接口：可用量、產能負荷唯讀
5套用報價規則技能「報價規則」毛利下限、數量折扣、匯率來源、報價單範本規則
6建立報價單ERP 報價模組建立「草稿」的接口，不直接生效寫入草稿
7回覆客戶、向供應商確認交期寄 email寫成草稿信，業務或採購在審核頁按下才寄人核准
8追採購交期ERP 採購・MRP查詢接口：未結採購單、預計到貨日、哪張工單要用唯讀

讀取可以自動，寫入先寫成草稿，對外送出一定由人按下。

出狀況時

流程順的時候，它只是省時間；真正的價值在出狀況的時候。客戶要的 20，000 支 10/30 做不出來，報價不是回一句「產能不足」，而是去 MES 看分兩批交的最早日期、到 WMS 看庫存能先出多少、查 ERP 的外包紀錄，把兩三個方案連同成本差異一起放進草稿說明，業務挑一個。供應商回信說要延，採購也不是只改一個日期，而是查出這批料卡到哪張工單，讓生管提前 3 天知道，而不是等到開工那天。

用到哪些功能

這個場景跨了 5 個系統：信箱、ERP（銷售、成本、報價、採購）、WMS、MES、MRP。

連接器ERP、WMS、MES 與信箱透過連接器接給 agent，金鑰它看不到；接上後的查詢與建草稿會以工具的形式出現在工具分頁。群組協作報價找採購問進價與交期，不自己猜；誰問了誰、回了什麼，都在群組裡。技能「報價規則」是一份給 agent 看的作業手冊：毛利下限、量折級距、匯率來源、說明怎麼寫。由業務主管維護。工具與權限查詢類的工具設「允許」，建報價單設「允許」但只建草稿，寄 email 設「需核准」。審核回客戶的信與給供應商的確認信都會變成一張卡，有人按核准才寄。通道：Slack業務同事在公司的 Slack 裡跟報價說話，受眾設成「對內・對話頁」。通道：Email採購用團隊名義寄確認信，供應商的網域要先列在允許的外部收件人裡。排程採購每天 07:30 自己掃描到期的採購單。執行紀錄每一張草稿是怎麼算出來的、查了哪些系統，事後都查得到。

怎麼設定

  1. 主控台 → Agent → 新增建兩位 agent，各寫一份「靈魂文件」：報價只出草稿不寄信，材料成本找採購問、「上次」對不出是哪張單就問業務；採購只用範本信，同事問進價就查 ERP 回答，到貨日有變就通知生管。
  2. 群組 → 新群組建「業務支援」，兩位都加進去，各寫一句負責什麼。
  3. 報價 → 連接器分頁新增 ERP、WMS、MES 三條連線（填 IT 給的金鑰或授權登入），按「測試連線」後啟用。ERP 要開的是查詢接口與報價單的「草稿」接口。
  4. 報價 → 技能分頁新增「報價規則」：何時用寫「客戶詢價或要求報價時」，正文寫毛利下限、數量折扣級距、匯率來源、價格比較說明的格式。
  5. 報價 → 通道分頁新增 Slack，裝好 App 後貼回 Bot User OAuth Token 與 Signing secret，按「驗證連通」；受眾選「對內・對話頁」。
  6. 採購 → 連接器分頁新增 ERP 採購、MRP 與信箱（唯讀）；到排程分頁新增「每天 07:30」，寫清楚：找 7 天內到期、未確認的採購單，各寫一封確認信；回信讀到延遲就查影響的工單並通知生管。
  7. 主控台 → 設定 → Agent 寄信與審查在「寄信（agent）」的允許的外部收件人加上供應商與主要客戶的網域，例如 @supplier-a.com；兩位的「寄 email」都維持「需核准」。
先做到草稿為止

第一個月只讓報價查、算、建草稿，業務確認後自己送出；採購先只掃描與對內提醒。這兩件事重複發生、跨了好幾個系統、錯了容易發現，是最適合的第一個試點。